A guarda inadequada de documentos pode ter diversos impactos negativos para uma instituição ou empresa. Primeiramente, pode resultar na perda de informações importantes, o que pode comprometer a tomada de decisões e a continuidade dos negócios. Além disso, a falta de organização pode levar a dificuldades na recuperação de documentos, aumentando o tempo gasto em tarefas administrativas e reduzindo a eficiência operacional, bem como o espaço que os documentos físicos ocupam em uma instituição/empresa, podendo inclusive dificultar a operacionalização do negócio.
Outro ponto importante é que a guarda inadequada pode expor a empresa a riscos legais e de conformidade, especialmente se documentos sensíveis ou regulatórios não forem mantidos de acordo com as normas exigidas. Isso pode resultar em multas, sanções ou até mesmo processos judiciais.
Por fim, a imagem da empresa pode ser afetada, pois a incapacidade de gerenciar documentos de forma eficaz pode transmitir uma falta de profissionalismo e organização, impactando a confiança de clientes e parceiros. Portanto, é fundamental que as instituições adotem práticas adequadas de gestão documental para mitigar esses riscos.
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